Da bi nabava bila što efikasnija bitno je da interni korisnici jasno i konkretno definiraju što žele i na taj način nabava može kvalitetno pokrenuti prema dobavljačima. Posebno je to važno kada je potrebno nabaviti materijale sa tehnički propisanim specifikacijama, certifikatima i određene kvalitete koja ima utjecaj na gotov proizvod. Znači što više informacija interni korisnici dostave toliko će nabava biti efikasnija i bolja.
Kada nabava ima konkretnu potrebu za određenom robom ili uslugom, kreće u pokretanje procesa nabave. Da bismo uopće mogli pokrenuti proces nabave, potrebno je jasno definirati zahtjev prema dobavljačima. Za to nam stoje na raspolaganju nekoliko alata, koje zovemo „sourcing“ alati ili RF“x“ alati.
Tu spadaju:
RFI – request for information ili zahtjev za informacijom
RFQ – request for quotation ili zahtjev za ponudom
RFP – request for proposal ili zahtjev za ponudom/prijedlogom
RFT – request for tender ili zahtjev za tender
Za koji od dokumenata ćemo se odlučiti, ovisi upravo o rezultatu koji želimo dobiti jer kao što i njihovi nazivi govore, da li nam je u ovoj fazi procesa nabave potrebna informacija sa tržišta, prijedlog dobavljača ili konkretna ponuda sa cijenom i ostalim parametrima. U nastavku ćemo detaljnije objasniti svaki od navedenih alata te kada ih koristiti.
RFI/Request for Information – Zahtjev za informacijom
ovaj dokument služi nabavi kako bi prikupila informacije od različitih dobavljača prije početka nabave roba ili usluga. Ovo je alat koji koristim kada nam je na raspolaganju više dobavljača ili kada nemamo dovoljno informacija o njima. Ovim načinom u stvari selektiramo dobavljače, odnosno veliku listu potencijalnih dobavljača sužavamo i filtriramo na upravo one dobavljače koji su u potpunosti zadovoljiti potrebu koju imamo u vidu isporuke tražene robe ili usluge. Isto tako ovim alatom pokušavamo dobiti što više informacija, posebno kada ni sami još nismo u potpunosti sigurni koji nam proizvod/ usluga treba.
RFQ/Request for quotation – Zahtjev za ponudom
ovaj dokument služi nabavi da pokrene proces nabave od dobavljača sa ciljem ostvarenja najpovoljnije dobave. Ovaj alat omogućuje nabavi da ostvari brzu uštedu na način da od potencijalnih dobavljača dobije konkretnu ponudu sa cijenom za točno traženu robu ili uslugu. Ideja je da na temelju usporedivih ponuda od dobavljača, nabava izaberu najpovoljniju za sebe te na taj način ubrza proces odabira dobavljača. Važno je napomenuti da RFQ nije obvezujući dokument te da potvrda ponude slijedi nakon što se sve ponude analiziraju.
RFP/Request for proposal – Zahtjev za ponudom / prijedlogom
Ovaj dokument, za razliku od RFQ , šaljemo dobavljačima kada uz cijenu želimo da nam dobavljači ponude i ostale uvjete, pogotovo u situacijama kada naš zahtjev nije detaljno specificiran. To je prilika dobavljačima da iznesu svoj prijedlog tražene robe odnosno usluge.
RFT/Reguest for tender – Zahtjev za tender
Ovaj dokument služi nabavi da prikupi ponude od više dobavljača sa jasno definiranim uvjetima nabave u strukturiranoj formi. Koristi se u javnim, ali sve više i u privatnim tvrtkama u svrhu provođenja tendera.
Svaki od dokumenata ima svoje zakonitosti stoga je vrlo važno osigurati kvalitetnu i adekvatnu informatičku podršku nabavi koji će omogućiti korištenje odgovarajućeg dokumenta kako bi nabava realizirala najbolji odabir dobavljača.
Autor: Nataša Cikač, konzultantica za nabavu i lanac opskrbe
