Što konkretno donosi optimizacija procesa nabave
Posjetite naše specijalizirane stranice za inventure: inventure.com.hr

Što konkretno donosi optimizacija procesa nabave

  1. Što konkretno donosi optimizacija procesa nabave

Što je nabava?

Kada se spomene nabava, prva asocijacija su troškovi.  A ultimativni zadatak nabave je ostvariti uštedu u poslovanju.

Djelomično ću se složiti sa ovakvim stavom – nabava ima primarni zadatak osigurati nesmetano odvijanje poslovnog procesa, bilo da se radi o proizvodnji, trgovini ili pružanju usluga. Međutim korištenjem adekvatnih metoda i alata, jasno definiranim procesom i educiranim djelatnicima uštede će se zasigurno ostvariti.

Kako ostvariti uštede?

Budući da je poznato da svaka ušteda ostvarena u nabavi ima direktan utjecaj na povećanje profita, sigurno da direktori i vlasnici tvrtki itekako žele vidjeti konkretne brojke i pokazatelje.

U nastavku ću vam kroz dva primjera tvrtki, gdje sam radila kao konzultant za nabavu i lanac opskrbe, pokazati koje efekte na poslovanje je donijela optimizacija procesa nabave. Zbog Ugovora o povjerljivosti ne mogu spominjati nazive i djelatnost tvrtki, no brojke su stvarne i konkretne.

Primjer 1:

  • Predsjednik Uprave nije bio zadovoljan ostvarenim rezultatom poslovanja u 2019. i smatrao je da za povećanje efikasnosti i profita treba smanjiti troškove
  • Uvidom u podatke godišnja nabava iznosila je cca 40 mil kn, međutim snimkom stanja utvrđeno je da još min 20 mil kn godišnje prolazi mimo nabave (engl. Maverick spend – održavanje, marketing, logistika,…). Nadalje, nabavljalo se od velikog broja različitih dobavljača, količine se nisu povezivale zbog neadekvatnog planiranja, većina nabava je bila hitna, veliko opterećenje bile su i velike zalihe, kadrovi nisu nikada bili na edukaciji, a voditelj nabave je odjel vodio stihijski i nedovoljno motiviran za bilo kakvu promjenu.
  • Nakon prijedloga i usuglašavanja sa predsjednikom Uprave, poduzeli smo sljedeće korake: centralizirali smo proces nabave, definirali interne korisnike te njihove odgovornosti naručivanja i odobravanja, povezali sa budgetom i praćenjem realizacije po internim korisnicima, definirali jednoznačne načine naručivanja, omogućili informatičku podršku u dijelu koji nije bio digitaliziran (slanje zahtjeva i naloga), implementirali smo nabavne kategorije (engl. Category management), napravili ABC analizu, definirali strategije za pojedine grupe materijala, pregovarali godišnje ugovore, proveli tendere na pojedinim kategorijama, napravili novu organizaciju sa postojećim i novim zaposlenicima (interni kadar), ukupno 8 zaposlenika u nabavi, educirali zaposlenike u nabavi, ali i interne korisnike sa novim procesima, uveli smo KPI radi praćenja mjerljivosti te kreirali izvještaje
  • Rezultati nakon 1 godine: smanjene cijene za glavne nabavne kategorije cca 2%, za ostale kategorije cca 3%, definirana politika rješavanja starih zaliha čime je poboljšana likvidnost, a planiranje je dovelo do smanjenja broja hitnih narudžbi ( prije svaka druga narudžba, sada 1 na 6), sve je rezultiralo povećanjem profita uz vrlo sličnu razinu prihoda za cca 20%.

Primjer 2:

  • Vlasnik tvrtke svjestan važnosti nabave, oformio je nabavu no uvidio je nedostatak znanja i iskustva kako taj odjel najbolje organizirati i povezati sa ostalim dijelovima tvrtke, a da se ostvaruje kontinuirana i efikasna dobava.
  • Povećanjem proizvodnje i ubrzanim rastom, javila se potreba da se dio nabave prebaci sa vlasnika na poseban odjel te je unutar tvrtke vlasnik prepoznao zaposlenika koji je preuzeo odgovornost kompletne nabave.
  • Snimkom stanja ustanovila sam da uz dobru namjeru centralizacije nabave, djelatnik je bio preopterećen i u biti uslijed svoje odgovornosti i lojalnosti postao „Katica za sve“
  • Nakon prijedloga i usuglašavanja sa vlasnikom, poduzeli smo sljedeće korake: jasno definirali proces nabave te odgovornosti voditelja nabave , definirali interne korisnike te njihove odgovornosti naručivanja i odobravanja, uveli smo sustav planiranja prodaje i proizvodnje, analizirali zalihe te definirali odgovornost za njihovo praćenje, standardizirali dokumentaciju i jedan dio digitalizirali, educirali voditelja nabave, ali i interne korisnike sa najvećim naglaskom na preuzimanje odgovornosti za planiranje, praćenje zaliha i pravovremeno naručivanje.
  • Rezultati nakon 8 mjeseci: zadovoljan i motiviran voditelj nabave koji se više posvetio pregovorima sa dobavljačima, sklapanjem godišnjih ugovora, povezivanjem količina i provođenjem tendera, postignuto prosječno smanjenje nabavnih cijena za cca 2,6% na razini nabave od 7 mil kn. smanjenje hitnih i ad hoc nabava za 50%, a optimizirana razina zaliha dovela je do povećanja likvidnosti

Dakle, ovo su konkretni pokazatelji uspješnosti kao posljedica optimiziranog i uređenog procesa nabave. Nadalje edukacija djelatnika, primjena adekvatnih alata i metoda kao i digitalizacija omogućavaju tvrtkama da ostvare uštede te postanu konkurentnije. U svom radu koristim PAM© metodologiju o kojoj sam već pisala na svom blogu PAM©standard – Excellence in Procurement

Zato, odlučite se za promjene bilo samostalno ili uz podršku konzultanta jer rezultat koji ćete postići daleko je veći od početnog ulaganja. Za sve dodatne informacije tu smo za vas na info@cronata.hr.  Sretno!

Autor: Nataša Cikač , konzultantica za nabavu i lanac opskrbe