KOLIKI JE TROŠAK NABAVE?
Nedavno sam završila projekt Reorganizacije procesa nabave i jačanja kompetencija u obiteljskom farmaceutskom poduzeću. Vlasnici su bili svjesni važnosti nabave no nikako nisu smogli vremena da se detaljnije posvete ovom procesu.
Kada smo krenuli jasno su izrazili želju centralizacije nabave svih sirovina i repromaterijala potrebnih za njihov proces proizvodnje. Na moje pitanje, a šta smo sa ostalim nabavama, odgovor je glasio da ostalo nije financijski veliki iznos i da će to rješavati kao i do sada po potrebi, vjerojatno sam direktor ili netko od kolega u prodaji ili skladištu ili proizvodnji.
Prije završetka samog projekta, direktor mi je priznao da je ipak išao malo detaljnije proučavati te ostale nabave koje sam mu na početku spomenula (kancelarijski materijal, potrošna roba, HTZ oprema, higijenski pribor,….) i utvrdio da ipak ima značajnijih financijskih iznosa. Odlučio je da i nabavu takvih materijala stavi u okvir procesa nabave u cilju upravljanja troškovima.
Drugi primjer je jedno veliko poduzeće gdje su se ostale nabave (održavanje, logistika, marketing, IT,…) odvijale mimo centralne nabave no prema određenim razinama odobravanja. Tako su direktori navedenih odjela mogli samostalno naručivati do 10.000 kn i sa pozicije generalnog direktora stvar je funkcionirala. Kada sam krenula u detaljniju analizu troškova, uočila sam i prezentirala direktoru da se čak 50% vrijednosti nabave koja je u okviru procesa, odvija preko ostalih internih korisnika. Unatoč odobrenjima koja su bila donekle nejasno postavljena, jasno je bilo da su značajnijim dijelom troškova upravljali interni korisnici. Direktor je nakon toga donio osluku da sve mora proći kroz nabavu, uz jasno definirana pravila i upute.
Ovo su dva primjera no mogla bih navesti još mnogo njih iz svoje prakse gdje poduzeća dozvoljavaju nabavu mimo procesa nabave. Ovdje govorimo o tzv. Nekontroliranoj nabavi ili engl. Maverick spend.
ŠTO JE NEKONTROLIRANA NABAVA?
Kao što smo već i rekli nekontrolirana nabava ili Maverick spend je onaj dio nabava koji se odvija izvan djelokruga centralne nabave, odnosno definiranog procesa, a najčešće od strane samih internih korisnika. Kao što sam i spomenula u primjerima, često direktori/uprava nisu u potpunosti ni svjesni koliko dio troška odlazi upravo na ovaj dio nabave. Zato je nekontrolirana nabava ili nabava mimo procesa nabave jedan od načina kako ostvariti uštedu u poslovanju.
ZAŠTO DOLAZI DO NEKONTOLIRANE NABAVE?
Postoje različita pojašnjenja ovakvog načina rada, a najvažnija su:
- Decentralizacija nabave – najčešći razlog, nedostatak međusobne suradnje odvojenih timova ili odvojene lokacije koje imaju svoju nabavu
- Nedovoljna kontrola nabavnog procesa – iako je proces propisan, nema dovoljne kontrole provođenja, dozvoljavaju se ustupci i interni korisnici si uzimaju pravo pregovaranja za svoje ponude
- Nedostatak standardizacije materijala – posebno u proizvodnim tvrtkama, ali i u npr. radnoj odjeći, IT opremi i sl.
- Visoka razina indirektne potrošnje – potrošnja koja nije direktno vezana uz sam proces poslovanja
- Specifičnost industrije/poslovanja –posebno kod neplanskih troškova ( remont, održavanje, kvarovi i sl. )
Zato je ključno prije svega znati ukupni trošak takve nabave kao i njegovu strukturu. Iskustvo je pokazala da u takvim nabavama postoje prilike za uštede. Povezivanjem sa definiranim procesom nabave dobije se kvalitetniji pogled na određene nabavne kategorije, može se koristiti strategija ekonomije obujma te se nabava kanalizira prema odobrenim dobavljačima.
Ukoliko ipak određene nabave poduzeće želi zadržati kod internih korisnika, nužno je uvesti sustav kontrole, ali i odgovornosti nastalog troška. Moj savjet klijentima je da maksimalno procijene o kojem se ukupnom trošku rade te na temelju toga donesu strategiju procesa nabave no u pravilu ću zagovarati pravilo: nabava je zadužena za nabavu, sa jasnim inputima od strane internog korisnika uz korištenje nabavnih strategija nabaviti će za poduzeće po najboljim uvjetima.
A znate li Vi koliki je trošak nabave u vašem poduzeću mimo procesa nabave?
Autor: Nataša Cikač, konzultant za nabavu i lanac opskrbe
